Wet loontransparantie: wat betekent de nieuwe regelgeving voor uitleners

.

De Wet loontransparantie in het kort voor uitleners

De Wet loontransparantie zorgt ervoor dat mannen en vrouwen hetzelfde verdienen voor hetzelfde werk. De regels gelden voor alle werkgevers in Nederland, groot én klein. Dus ook voor uitleners zoals uitzendbureaus, detacheringsbureaus en payrollbedrijven.

.

1. Wat verandert er bij het werven van nieuw personeel?

• Salaris vooraf bekend: In een vacature of vóór het eerste sollicitatiegesprek moet het bedrijf de salarisindicatie of salarisklasse laten weten.

• Verboden te vragen naar oud salaris: Werkgevers mogen sollicitanten niet meer vragen wat zij verdienden bij hun vorige baan. Het nieuwe salaris mag namelijk niet afhangen van het salarisverleden.

2. Wat verandert er voor huidige werknemers?

• Recht op informatie: Werknemers mogen hun werkgever vragen wat collega’s in dezelfde soort functie gemiddeld verdienen, uitgesplitst naar man en vrouw.

• Geen geheimhoudingsplicht meer: Een werkgever mag medewerkers in een contract of personeelshandboek niet meer verbieden om met elkaar over hun salaris te praten.

• Duidelijke doorgroeiregels: Het bedrijf moet uitleggen op basis van welke criteria iemand salarisverhoging of promotie kan krijgen.

• Objectief systeem: Elk bedrijf moet hun loon- en doorgroeisysteem baseren op duidelijke, gender neutrale en objectieve criteria (zoals ervaring, verantwoordelijkheid en vaardigheden).

3. Rapportage over de loonkloof en handhaving

• Rapportageplicht voor grotere bedrijven: Bedrijven met meer dan 100 werknemers moeten officieel rapporteren over het verschil in salaris tussen mannen en vrouwen.

• Actie bij een te groot verschil: Verdienen mannen en vrouwen in dezelfde functie meer dan 5% verschil zonder een duidelijke, objectieve reden? Dan moet de werkgever dit binnen een afgesproken termijn oplossen.

• Bewijslast bij de werkgever: Denkt een werknemer dat er sprake is van loondiscriminatie? Dan geldt de omgekeerde bewijslast. De werkgever moet voor de rechter of bij de Arbeidsinspectie bewijzen dat een salarisverschil een eerlijke en objectieve reden heeft (zoals opleiding of werkervaring).

Wanneer gaan de verplichtingen in?

De belangrijkste verplichtingen gaan in op 1 januari 2027. Wel is er een verschil tussen de directe regels per 2027 en de rapportageplicht die pas later volgt.

• Vanaf 1 januari 2027: Alle regels over werving, het verbod op vragen naar het oude salaris, het informatierecht voor personeel en het opheffen van geheimhoudingsbedingen gelden direct voor alle werkgevers

• Rapportage over 2027 (in te dienen uiterlijk 7 juni 2028): Bedrijven met 150 of meer werknemers verzamelen data in 2027 en leveren hun eerste rapport uiterlijk 7 juni 2028 in. (online aanleveren bij het Ministerie van SZW via een via een centraal portaal)

• Rapportage in 2031: Bedrijven met 100 tot 149 werknemers leveren hun eerste officiële rapport pas in 2031 in. (online aanleveren bij het Ministerie van SZW via een centraal portaal)

Wie controleert en handhaaft de wet?

1. Nederlandse Arbeidsinspectie: De Arbeidsinspectie controleert of bedrijven zich aan de regels houden, of vacatures transparant zijn en of rapportages op tijd worden ingediend. Zij kunnen bestuurlijke boetes opleggen.

2. Kantonrechter: Werknemers kunnen loonverschillen aanvechten. Bij een overtreding kan de rechter de werkgever verplichten om achterstallig loon met terugwerkende kracht (inclusief rente) na te betalen.

3. College voor de Rechten van de Mens: Werknemers kunnen kosteloos een klacht indienen over gelijke beloning.

Wat betekent de wet specifiek voor uitleners?

Als uitlener heb je een bijzondere rol. Je bent de juridische werkgever (je sluit de arbeidsovereenkomst en keert het salaris uit), maar de klant (de inlener) regelt als feitelijk werkgever de dagelijkse aansturing.

Onder de nieuwe wet blijf jij als juridisch werkgever formeel verantwoordelijk. Dat brengt specifieke uitdagingen en verplichtingen met zich mee.

De rapportageplicht bij uitzenden, detachering en payroll

• Telling van werknemers: Telt jouw uitzend-, detachering- en/of payrollbedrijf in totaal 100 of meer werknemers op de loonlijst (verspreid over al je inleners samen)? Dan ben je als rapportageplichtig.

• Aanlevering bij de overheid: Het rapport wordt digitaal ingediend bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) via een centraal portaal. Salarissoftware koppelt deze gegevens direct aan de reguliere loonaangifte.

Wat moet je vastleggen in de administratie?

Werving en de Wet loontransparantie: Uitzendbureau versus Payrollbedrijf

Onder de Wet loontransparantie gelden strenge regels voor het werven en selecteren van personeel. Omdat een uitzendbureau en een payrollbedrijf een andere rol hebben bij het werven van kandidaten, verschillen hun taken en risico’s.

Wat moet een Uitzendbureau doen?

Taken en verantwoordelijkheden van het uitzendbureau:
Een uitzendbureau verzorgt het wervings- en selectieproces van A tot Z zelf.

• Transparante vacatures maken: Het uitzendbureau moet in de vacaturetekst of vóór het eerste gesprek het startsalaris of de salarisschaal vermelden.

• Geen vragen over salarisverleden: De intercedent of recruiter mag de kandidaat tijdens sollicitatiegesprekken niet vragen naar het vorige salaris.

• Objectieve inschaling: Het uitzendbureau moet de kandidaat inschalen op basis van de gelijkwaardige beloning (de geldende cao/salarisstructuur van de opdrachtgever) en objectieve criteria (zoals ervaring en opleiding).

Wat moet een Payrollbedrijf doen?

Een payrollbedrijf werft zelf niet. De opdrachtgever (de inlener) verzorgt de vacatures en de sollicitatiegesprekken. Toch blijft het payrollbedrijf als juridisch werkgever aansprakelijk als de inlener fouten maakt (bijvoorbeeld door wél naar het oude salaris te vragen).

Hoe dekt het payrollbedrijf deze risico’s af?

Contractuele afspraken in de raamovereenkomst:

• Contractuele verplichting: Neem in je algemene voorwaarden en inlenersovereenkomsten op dat de inlener verplicht is om de regels van de Wet loontransparantie na te leven bij de werving en selectie.

• Vrijwaring en aansprakelijkheid: Leg vast dat eventuele boetes van de Arbeidsinspectie of schadeclaims van sollicitanten, die ontstaan door fouten van de inlener tijdens de werving, door de inlener aan het payrollbedrijf worden vergoed.

Vastlegging in klantdossiers en werknemersdossiers

In het Werkgeversdossier (de klant / inlener):

• Gelijke beloning-matrix: Leg de geldende cao, loonschalen, functiematrix en beloningsregelingen van de inlener vast. Je moet kunnen bewijzen dat de payrollkracht correct is ingeschaald volgens de gelijke beloning.

• Bevestiging wervingsprocedure: Vraag bij de aanmelding van een nieuwe medewerker om een schriftelijke bevestiging of checklist waarin de inlener verklaart dat de salarisindicatie vooraf is gemeld en dat er niet is gevraagd naar het salarisverleden.

In het Werknemersdossier (de payrollmedewerker):

• Onderbouwing inschaling: Leg de criteria vast (zoals aantoonbare werkervaring of opleiding) waarop de medewerker in een specifieke schaal of trede is geplaatst.

• Informatierecht-aanvragen: Wijs in de arbeidsovereenkomst op het recht om gemiddelde loongegevens op te vragen. Indien een medewerker looninformatie opvraagt, bewaar je de correspondentie en verstrekte gegevens in het dossier.

Praktische stappen als voorbereiding

Software & Data-Audit: Controleer of je salarissoftware klaar is om loonkloofrapportages uit te draaien, uitgesplitst naar geslacht en functiegroepen.

Klantcommunicatie: Informeer jouw opdrachtgevers/inleners wat de Wet loontransparantie betekent. Doe dat snel. Wacht daar niet mee tot het einde van het jaar.

Opdracht-/Inleenovereenkomsten herzien: Pas  je algemene voorwaarden, plaatsingsbevestigingen en inlenerscontracten ruim vóór 2027 aan met duidelijke afspraken, garanties en vrijwaringen over de wervingsfase wanneer je een payrollbedrijf bent.

Informatieprotocol opzetten: Richt een vast proces in voor het snel en correct beantwoorden van vragen van medewerkers over gemiddelde salarissen binnen hun functiecategorie.

.

Bronnen:

• Rijksoverheid & Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid:

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/gelijke-behandeling-op-het-werk/gelijke-beloning

https://www.rijksoverheid.nl/actueel/nieuws/2026/05/21/meer-openheid-over-loonkloof-tussen-mannen-en-vrouwen

• Europese Commissie – Richtlijn Loontransparantie (EU 2023/970):

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32023L0970

• Nederlandse Arbeidsinspectie – Toezicht en Handhaving:

https://www.nederlandsearbeidsinspectie.nl

.

Disclaimer: Deze tekst is met zorg geschreven en bedoeld ter informatie. Heb je vragen of twijfel je ergens over? Neem dan contact op met één van onze HR Consultants. Aan deze tekst kunnen geen rechten worden ontleend.

.

TIP: Uitzendkrachten correct inschalen per cao? Check onze gratis whitepapers

• 2026 Uitzenden in de Metaal & Techniek sector / cao 2026 incl. factoren en salaris 

• 2026 Uitzenden in de Schilders sector / cao 2026 incl. factoren en salaris 

• 2026 Uitzenden in de Bouw & Infra sector / cao 2026 incl. factoren en salaris 

• 2026 Uitzenden in de Transport en Logistiek sector / cao 2026 Beroepsgoederenvervoer incl. factoren en salaris 

• 2026 Uitzenden in de Afbouw sector / cao incl. factoren en salaris en inschalen 

• 2026 Uitzenden in de Schoonmaaksector / cao incl. factoren en salaris en inschalen 

• 2026 Uitzenden in de Hoveniers sector / cao incl. factoren en salaris en inschalen

Ontdek ook deze handige documenten voor meer praktische kennis: 

Uitzendbureau starten incl. handige tools zoals debiteurenkaart

Fase-systeem uitgelegd plus infographic 

Van Fase A naar Fase B en C wat er verandert plus infographic 

Wat zit er allemaal in de basis omrekenfactor? 

Wat is de inlenersbeloning, hoe pas je het toe? 

Hier aanmelden voor de meest praktische e-zine over flex! 

Handige blog? Tips of vragen? Laat het ons weten: mail naar Aldert: aldert@flexpedia.nl