Voorbereiding 

Uiteraard heb je je goed voorbereid en alle plussen en minnen afgewogen om daadwerkelijk te gaan starten met personeel. Maar voordat jouw nieuwe superhelden bij jou aan de slag gaan moet je eerst nog wat regelen:

1. Aanmelden bij Belastingdienst als werkgever. Je bent verplicht je te registreren als officiële werkgever
2. Formulier invullen verplichting loonheffingen
3. KVK informeren via wijzigingsformulier dat je personeel in dienst hebt
4. Afsluiten basiscontract met een Arbodienst (per 2017 verplicht)

Kandidaat
Kandidaat gevonden? Check dan of hij of zij wel mág werken bij jou. Voor personen met de Nederlandse nationaliteit is dat geen probleem. Die mogen gewoon voor jou werken. Ook personen uit de EER (Europese Economische Ruimte) en Zwitserland mogen voor jou aan de slag. Maar let op; personen met een andere nationaliteit niet. Die moeten een bewijs laten zien dat zij in Nederland mogen werken. En dat bewijs moet jij fixen.

De Rijksoverheid licht toe: “Vreemdelingen van buiten de EER en van buiten Zwitserland die in Nederland willen werken, mogen in beginsel alleen in Nederland werken als daarvoor een werkvergunning is verleend aan de werkgever. UWV verstrekt alleen een werkvergunning als aan strikte voorwaarden is voldaan. Zo mag er bijvoorbeeld geen werknemer in de EU te vinden zijn die het werk kan doen. Voor speciale categorieën gelden minder strenge voorwaarden om een werkvergunning te krijgen.”

Je dient dus voor deze, zo benoemde derde landers, een werkvergunning aan te vragen. Maar welke? Er bestaan 2 werkvergunningen:

• Tewerkstellingsvergunning (TWV)
• Gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA)

Welke werkvergunning je moet aanvragen voor je medeweker hangt af van de tijd dat hij of zij in Nederland aan de slag gaat. Lees hier verder op de site van het UWV

Check de identiteit van je medewerker
Ok, je hebt achterhaald dat jouw medeweker gewoon in Nederland mag werken. Je moet dan nog wel even zijn identiteit checken. Dit heet de verificatieplicht. Je hebt een kopie van een officieel identiteitsbewijs van je medewerker nodig. Dus géén rijbewijs! Zonder geldig ID-bewijs mag jouw kandidaat niet voor jou werken.

Arbeidsovereenkomst en HR taken

De volgende stap is het opstellen van de arbeidsovereenkomst. Deze dient te voldoen aan 14 verplichte items. Zorg ervoor dat je hierin geen fouten maakt. Informeer dus bij jouw branchevereniging over hoe je zo’n arbeidsovereenkomst opstelt. Geen lid van een branchevereniging? laat je dan goed adviseren door HR partijen die er verstand van hebben.

Keuze contract
Je weet nu waar de arbeidsovereenkomst, ook wel arbeidscontract genoemd aan moet voldoen. Vervolg stap is de keuze van het soort contract. Wanneer je start met personeel dan kiezen bijna alle ondernemers in eerste instantie voor een tijdelijk dienstverband. Een contract dus van bepaalde tijd. Welke contractvorm je vervolgens aanbiedt, is mede afhankelijk van de functie en de hoeveel beschikbaar werk.

Meest gekozen contractvorm starten met personeel

1. Oproepcontract (voor zover dat nog mag gezien de aankomende wetgeving)
2. Min-max-contract
3. Zeven maanden contract inclusief proeftijdbeding van 1 maand
4. Uitzend/detachering-contract
5. Payrollcontract (bepaalde tijd of onbepaalde tijd)

Let op: neem een concurrentiebeding op in de arbeidsovereenkomst inclusief boetebeding om zo (juridisch gezegd) “jouw zwaarwegende bedrijfsbelangen te beschermen”.

Verder HR taken

• Houd rekening met de Arbeidstijden wet
• Stel een RI & E op zodat je een veilige werkplek kan garanderen.
• Stel een verzuimprotocol op

Let op: goedwerkgeverschap is een plicht – regel de zaken goed voor je medewerker. Bij controle van de arbeidsinspectie kan je dat anders duur komen te staan. Schakel een specialist om een arbeidsovereenkomst op te stellen of informeer bij jouw branchevereniging.

Cao of AVR? 

Is er een cao van toepassing? En is die algemeen verbindend verklaard? Dan dien je die te volgen. Alle onderdelen in de cao zoals garantielonen, salarisschalen, Atv-dagen, reiskostenvergoedingen, winstuitkering, etc dien je voor je medewerker toe te passen.

Geen cao van toepassing? Stel dan een arbeidsvoorwaardenreglement (AVR) of bedrijfsreglement op met daarin een overzicht van de arbeidsvoorwaarden.

Verzuimverzekering 

Niet verplicht maar wel verstandig: regel een verzuimverzekering voor je medewerker in geval van (langdurig) ziekteverzuim. Jij bent namelijk als juridisch werkgever twee jaar lang verplicht een groot gedeelte van het loon door te betalen bij ziekte. In sommige branches dien je zelfs 100% van het loon door te betalen bij ziekte.

Eigen risico
Bij dit soort verzekeringen heb je altijd een periode van eigen risico. Let op de termijn van eigen risico bij ziekte. Hoe kleiner het eigen risico hoe duurder de verzekering.

Prijs verzuimverzekering
Kostenindicatie verzuimverzekering voor je medewerker is en is sterk afhankelijk van de sector waar je in verkeerd. Als indicatie kan je ca. 4 á 5 % van de loonsom per jaar. Bijvoorbeeld: de loonsom van de medewerker is 50.000,- per jaar. 4% van 50.000,- is € 2000,- per jaar. Per maand is dat dan € 166,-met daarbij een eigen risico van 4 weken. Anders gezegd de eerste 4 weken van ziekte moet jij als werkgever het salaris door betalen.  Vanaf de 5^de week van ziekte wordt het verzekeringswerk.

Werkgeversverplichtingen bij ziekte medewerker
Let op de verplichtingen die je hebt als juridisch werkgever bij een (langdurig) zieke medewerker. Jij moet volgens de Wet verbetering poortwachter jouw zieke medewerker intensief begeleiden. Zo moet je o.a. een arbo-dienst en bedrijfsarts inschakelen. Een probleemanalyse en een plan van aanpak opstellen voor de re-integratie. Een eindejaarevaluatie opstellen wanneer de medewerker nog steeds ziek is. Melding maken bij het UWV, eventuele WIA aanvraag, re-integratieverslag bijhouden, etc. Ook dit re-integratietraject kun je verzekeren cq uitbesteden. Uiteraard wél tegen een prijskaartje.

Tip: Onderschat niet de financiële en administratieve last, de tijdsdruk en extra zorg voor een langdurig zieke medewerker.

Salarisadministratie

Voor veel ondernemers de minst leuke klus: de administratie. Ga je aan de slag met personeel dan komt daar nog eens de personeels- én salarisadministratie bij. Een tijdrovende klus die je secuur moet uitvoeren. Maak je hierin fouten dan volgt een boete en een hoop gedoe. Regel de personeels- en salarisadministratie volgens strikte wet- en regelgeving zodat de belastingdienst inzicht heeft in de gegevens van de medewerker en de loonbetalingen.

Loonadministratie bestaat uit o.a.: loonstaat (voor iedere werknemer moet je een loonstaat invullen). Op de loonstaat vermeld je de gegevens die van belang zijn voor de loonbelasting/premie, volksverzekeringen en de premies werknemersverzekeringen. De loonstaat bestaat verder uit de loonstrook, volgens de actuele richtlijnen en wet- en regelgeving, jaaropgave, volgens de actuele richtlijnen en wet- en regelgeving, de loonheffingskorting / afdrachtsvermindering en de eindheffingen. Je dient ook de onkostenvergoedingen / reiskostenvergoeding bij te houden.

En let op de bewaarplicht. Gaat jouw medewerker uit dienst? Dan moet je sommige gegevens uit de salarisadministratie zeven jaar bewaren. En vergeet niet de AVG, de Algemene verordening gegevensbescherming. Hierin staan strenge regels over hoe je met persoonsgegevens dient om te gaan zoals het bewaren van personeelsdossiers, etc.