Payroll offertes vergelijken! In jip-en-janneketaal uitgelegd met praktijkvoorbeelden

De prijs voor payrolling verschilt nogal. Je hebt payroll bedrijven die een factor van 1,9 hanteren en anderen die een factor voorschotelen van ca. 1,5. Vaak ontbreekt er een onderbouwing van de geoffreerde factor. Dat is raar. En zo zijn er nog meer verschillen in payroll offertes. Hoogtijd voor een gesprek met HR Consultant Gert-Jan Butter over hoe je payroll offertes goed vergelijkt en beoordeelt.

 

[993 woorden | leesduur: 5 min.]

 

Wat ontbreekt er vaak in payroll offertes waardoor je, als ondernemer, achteraf voor onaangename kosten komt te staan?

“Payroll bedrijven in Nederland hebben vergelijkbare kostprijzen. Er zijn vastgestelde percentages voor reserveringen die een payroll bedrijf doet voor haar payroll werknemers. Deze reserveringen zijn voor de doorbetaling van vakantiedagen, feestdagen en kort verzuim. Ook moet een payroll bedrijf vakantiegeld uitkeren aan de payroll werknemers. Dat bedrag moet dus sowieso in de kostprijs. Dit is samen al ruim 20%. Dat dient in de geoffreerde factor terug te komen. Maar dat gebeurt soms niet. Je denkt dan dat je een lage factor geoffreerd krijgt en dus goedkoper uit bent. Maar dat is een fabel! De kosten voor feestdagen, vakantiedagen, kort ziekteverzuim en vakantiegeld worden in deze gevallen namelijk achteraf verrekend. Of ze zitten al in het loon verwerkt waardoor het brutoloon hoger is. Dus check goed of de factor een all-in factor is en hoe deze is opgebouwd zodat je exact weet waarvoor je betaalt.”

“Check goed of de geoffreerde factor een all-in factor is”

 

Waar gaat het vaak nog meer mis?

“Wat we vaak zien in payroll offertes is dat er onduidelijkheid bestaat over de doorbetaling bij feestdagen en ziekte. Vaak worden daarin fouten gemaakt. Punt van aandacht dus voor de ondernemer om te checken of deze zaken in de geoffreerde factor zitten.”

 

Hoe zit het met de korting op de WHK premies die normaal gesproken terugvloeien naar de klant?

“De WHK-premies (werkhervattingskas) zijn variabel. Als een payroll bedrijf boven een brutoloonsom zit van € 319.000 dan is zij een middelgrote werkgever en krijgt zij korting op de vastgestelde WHK-premies. Als een payroller een grotere loonsom heeft dan € 3.190.000,- dan wordt zij individueel geïndexeerd en ontvangt zij een nog grotere korting op de WHK-premies.”

“Er zijn maar heel weinig payrollers die de kortingen op de WHK premies terug laten vloeien naar de klant”

 

“Veel payroll bedrijven laten die korting niet terugvloeien naar de klant. Vandaar dat die factoren van deze payroll bedrijven hoger zijn. Het gaat vaak niet om grote bedragen. Maar eerlijk en transparant is het niet. De payroller kan natuurlijk ook eigen risicodrager zijn voor de WHK premie(s). Check dit ook, want in dit soort gevallen valt de factor veelal lager uit.”

 

Waar zit het grootste verschil in de geoffreerde prijs van payrollers?

“Het grote verschil in payroll offertes is de marge die een payroll bedrijf per uur wenst te verdienen. Het ene payroll bedrijf neemt genoegen met een brutomarge van € 1,00 per uur, de andere wil er € 2,00 voor hebben. En dat zie je terug in de factor die de payroll bedrijven offreren. En, tsja, een hogere factor betekent voor de ondernemer een hogere prijs voor de payroll services. En dat prijsverschil kan aardig oplopen.”

 

Wat valt jou nog meer op bij de toelichting op payroll offertes die payroll bedrijven hanteren?

“Het belangrijkste is het ontbreken van de toelichting op de geoffreerde factor. Dat vind ik echt bizar. Wat ik verder zie is dat veel payroll bedrijven niet transparant zijn in wat hun brutomarge is. Ze vertellen het de klant niet of draaien eromheen. Ik ben van mening dat je transparant moet zijn naar je potentiële klant waarmee je een lange relatie wilt opbouwen. Om die relatie dan te beginnen met het achterhouden van informatie, vind ik persoonlijk niet kunnen.”

“Vaak krijgen ondernemers geen uitleg over hoe de geoffreerde factor is opgebouwd. Dat vind ik bizar”

 

Hoe komt het dat er soms een factor van rond 1,4 wordt geoffreerd en waarom klopt dat niet?

“Zoals gezegd komt er op het bruto uurloon een kleine 20% bij vanwege de reserveringen voor de doorbetaling van vakantiedagen, feestdagen, kort verzuim en vakantiegeld. Daar komt ongeveer nog eens circa 30% bij voor de sociale premies, de afdracht werkgeverslasten, zoals onder andere de ZVW (zorgverzekeringswet), WW (werkloosheidwet), WAO (Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering) en WIA (Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen). Totaal dus al snel bijna 50% bovenop het bruto uurloon. Biedt een payroller jou een factor aan van 1,4, dan is dat dus 40% bovenop het bruto uurloon. Merkwaardig natuurlijk want de payroller werkt dan onder de kostprijs. Dus krijg je een factor van rond de 1,4 geoffreerd dan moet er een belletje bij je gaan rinkelen want dan weet je dat het geen zuivere koffie is.”

 

“Wat enkele payrollers doen, is het verplaatsen van de reserveringen naar het brutoloon waardoor het lijkt dat de factor erg laag is, maar in feite schrikbarend hoog”

 

“Payrollers die een factor van rond de 1,4 offreren, hebben de kosten voor reserveringen, ca. 20%, uit de factor gehaald. Echter, die 20% ‘gooien’ ze op het bruto uurloon. De factor is dan erg laag maar het totale bedrag van het bruto uurloon is veel hoger. Vervolgens wordt dat veel hogere bedrag van het bruto uurloon vermenigvuldigd met de vermeende lage factor. Onderaan de streep ben je als ondernemer dan veel duurder uit.”

 

Tot slot, heb je nog een aansluitende tip voor ondernemers wanneer ze zich oriënteren naar een payroller?

“Ga eens langs bij het payroll bedrijf waarmee je zaken wenst te doen. Wat voor soort mensen zijn dat? Wat  is hun verhaal?  Heb je er een goed gevoel bij? Zo’n bezoekje legt je zeker geen windeieren. En vraag vooral door wanneer je een offerte voor je neus geschoteld krijgt. Eis een heldere toelichting over hoe de factor is opgebouwd zodat je exact weet waarvoor je betaalt.”

 

[Infobox] Gert-Jan Butter (35),  Flexpedia-aanvoerder en HR Consultant. Gert-Jan adviseert klanten over flexibel ondernemen, factoring én het toepassen van de juiste wet- en regelgeving zoals onder andere de ET-regeling, LIV, LKV, opvolgend werkgeverschap. Met als doel: ondernemers vooruit te helpen in flexibel ondernemen én goed werkgeverschap.