5 valkuilen bij het kiezen van het juiste payroll-bedrijf

Bam! Daar lig je dan. Compleet onverwacht, languit in een financiële valkuil. Jij zal niet de eerste ondernemer zijn die zich vergist in de keuze van het juiste payroll-bedrijf. Het gaat namelijk nogal eens mis. Gevolg: extra kosten en veel narigheid. Dat wil je niet. Hierbij 5 tips waar je aan moet denken om de valkuilen te omzeilen.

Valkuil 1] It’s all about the money

Natuurlijk wil je een superscherpe prijs. Logisch. En dat is ook mogelijk. Let wel op dat je exact inzicht hebt in hoe de gehanteerde prijs wordt vastgesteld. Dat je een all-in tarief krijgt en je geen risico loopt op onverwachte aanvullende kosten voor reserveringen zoals vakantiegeld en vakantiedagen. Vraag dan ook goed dóór. En laat je niet gek maken.

Valkuil 2] Feiten-fantasie

In deze tijd van fake news is het verstandig om verder te kijken dan het mooie ‘sales-verhaal’. Want er zijn payrollers die het niet zo nauw nemen met de wet- en regelgeving. Feiten-fantasie noemen we dat. Be smart. Kijk verder dan je neus lang is.

Valkuil 3] Computer says no!

Als ondernemer werk jij je een slag in de rondte. Tijd is schaars. Het snel krijgen van antwoorden op jouw vragen is dan ook van groot belang. Je wilt dan niet dat jij het zoveelste account bent in een klantendatabase. En dat je belt en je krijgt dan zo’n irritant ‘bandje’ met keuzemenu’s of dat je eerst je klantnummer moet invoeren en dan te horen krijgt: ”sorry, the computer says no…!” Check daarom altijd het serviceniveau van jouw toekomstige payroller. Is er echt sprake van een persoonlijke aanpak? Leggen ze de rode loper voor jou uit? Krijg je een dedicated payroll-team toegewezen die voor jou aan de slag gaat. Of zien ze jou alleen maar als een zak geld? En let ook op bereikbaarheid van jouw payroll-consultant. Is jouw contactpersoon in geval van acute nood ook ’s avonds bereikbaar?

Valkuil 4] Kwantiteit vs. kwaliteit

Een dooddoener. Ik weet het. Maar payroll is een vak. Het gaat om belangrijke zaken zoals het salaris van jouw werknemers. Dat moet gewoon super strak geregeld zijn. Daar is een vakman of vakvrouw voor nodig. Is hij of zij expert in de gehanteerde cao’s, de juridische zaken in jouw branche? Staat jouw payroller voor goed werkgeverschap? Hanteert hij of zij de juiste wettelijke tools? Zijn de arbeidsvoorwaarden van jouw medewerker tot in de puntjes geregeld? Vraag dan ook altijd naar de persoon die jouw payrolling verzorgt en eis een kennismakingsgesprek. Dan weet je snel genoeg of je te maken hebt met verkapte stagiaires of echte payroll-experts.

Valkuil 5] No double check

Natuurlijk loop je je checklist af. Maar door de waan van de dag zien we ondernemers, met de checklist nog in de hand, een misser maken. Dus check & double check. Let in ieder geval goed op dat jouw toekomstige payroller voldoet aan de volgende voorwaarden:

1] Is het payroll-bedrijf aangesloten bij de Stichting Normering Arbeid? Heeft de payroll-organisatie een SNA – keurmerk, het keurmerk van betrouwbaarheid? Je kunt dit eenvoudig checken op de site: www.normeringarbeid.nl.

2] Check de financiële betrouwbaarheid. Heeft het payroll-bedrijf een ‘Verklaring goed betalingsgedrag’ van de Belastingdienst?

3] Let op de G-rekening. Wordt die door het payroll-bedrijf gehanteerd? Dit is erg belangrijk. Jouw payroll-partner draagt onder andere zorg voor de afdracht van loonbelasting, premies volksverzekeringen en werknemersverzekeringen. Althans, zo zou het moeten. Wij horen echter weleens dat een payroll-bedrijf dat niet doet of plotseling met de noorderzon vertrokken is. In dat geval kan de Belastingdienst jou, als ondernemer, aansprakelijk stellen. En moet jij die kosten betalen. Dat risico moet je niet lopen. Check daarom altijd of jouw payroll-partner een G-rekeningovereenkomst heeft.

4] Check de rapportcijfers en let dan vooral op de NEN4400-1 certificering. Dit is echt een vereiste. Geen certificering en ook geen G-rekening? No go!

Aansluitende tip:
Het vergt je tijd maar levert ook veel inzichten op. Ga eens langs bij het payroll-bedrijf waar je zaken mee wenst te doen. Wat voor mensen zijn dat? Heb je er een goed gevoel bij? Zo’n bezoekje legt je zeker geen windeieren.

Aansluitende kennistip

1x per maand een kennistip waar je echt wat aan hebt gratis in je mailbox? Meld je aan.

Wij beloven verantwoord om te gaan met jouw gegevens. AVG-proof.
Zonder poespas dus! Wil je weten hoe wij dit klaren? Check hier onze privacyverklaring.