Salaris-personeelsadministratie

Kosten administratie

Onderzoek wijst uit dat een de administratieve lasten per werknemer zo’n 2.000-2.500 euro per jaar zijn. En dat bedrag geldt dan voor kleine bedrijven met minder dan tien werknemers. Een behoorlijk grote zak geld dus. En daar komen nog kosten bij zoals bijhouden van werktijden, verzuim- en verlofuren, functioneringsgesprekken, arbeidsvoorwaarden regelen, etc. Hou hier dus rekening mee zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Verplichtingen loonadministratie

Als beginnende werkgever heb je dus te maken met vele verplichtingen. Ook op het gebied van salarisadministratie dien je je te houden aan de wet- en regelgeving. Jouw loonadministratie bestaat uit de loonstaat (voor jouw medeweker dien je verplicht een loonstaat in te vullen). De data van de loonstaat is belangrijk vanwege de loonbelasting/premie, volksverzekeringen en de premies werknemersverzekeringen. De loonstaat bestaat o.a. uit: Jaaropgave, Loonheffingskorting / afdrachtsvermindering, Eindheffingen, Onkostenvergoedingen / reiskostenvergoeding, etc.

Vervolgens moet je alles correct regelen én bewaren. Want ook al gaat jouw medewerker op zoek naar een andere job dan ben je verplicht enkele gegevens van de salarisadministratie minimaal 7 jaar te bewaren. En vergeet daarbij niet de AVG, de Algemene verordening gegevensbescherming. Je bent verplicht persoonsgegevens goed te beveiligen zodat niet jan en alleman erbij kunnen.

Let op: tekst gaat verder onder het blauw cao-tekstblok

Salarisadministratie uitbesteden; boekhouder

Het zal je niet verbazen. Veel ondernemers die starten met personeel ervaren het opzetten van zo’n loonadministratie als een mega klus. Het is dan ook logisch dat veel van deze ondernemers ervoor kiezen om de salarisadministratie uit te besteden aan een boekhouder.

Slim. Want het uitvoeren van een correctie salarisadministratie is een secuur en tijdrovend klusje. Zeker als het aantal medewerkers groeiende is, wordt het bijhouden van alle veranderingen en correcties een grotere last. En vergeet niet alle veranderingen op het gebeid van het arbeidsrecht en het cao-recht. Ook die ontwikkelingen dien je op de voet te volgen. Uitbesteden aan een boekhouder is dan een goed idee.

Samenwerken met HR Partner

Samenwerken met HR Partner kan een alternatief zijn voor het uitbesteden van de salaris- en personeelsadministratie. Vooral wanneer je start met personeel. Denk aan de smaken payroll, detachering en uitzenden. Het voordeel hiervan ten opzichte van de boekhouder is dat je ook het juridisch werkgeverschap uitbesteedt.

De grote werkgeversrisico’s zoals doorbetaling van het loon bij zieke medewerker ligt dan niet bij jou maar bij de HR partner. Je beperkt dus de werkgeversrisico’s en ook over de salaris- en personeelsadministratie hoef je je geen zorgen te maken. Ook dat fixt de HR partner. Enig nadeel: er hangt een duurder prijskaartje aan de HR partner dan wanneer je zelf iemand in dienst neemt en alleen de salarisadministratie uitbesteedt aan de boekhouder. Dus laat je goed informeren.