Hoe werkt de ET-regeling?

De reiskosten, dubbele huisvestingskosten en levensonderhoudskosten zijn extra kosten voor jouw buitenlandse werknemers. Om hen tegemoet te komen mag je als werkgever deze extra kosten dus uitruilen mits je voldoet aan een aantal regels. Dat zijn er nogal wat.

Voor de uitleg van de ET-regeling houden we het liever simpel en gaan we uit van enkele basisregels; reiskosten en dubbele huisvestingskosten zijn voor iedereen anders. Ze variëren per persoon en per brutoloonsom. Het uit te ruilen bedrag van levensonderhoud staat echter wel vast. Dit wordt jaarlijks bepaald door onze overheid. De kosten voor levensonderhoud zijn in Nederland veel hoger dan in bijvoorbeeld Polen. Die extra kosten mag je dus deels compenseren.

ET regeling voorwaarden

De uitvoering van de ET regeling kent haken en ogen. Het is een complexe arbeidsrechtelijke en fiscale regeling. Om de regeling correct en volgens wet- en regelgeving toe te passen moet je aan vele voorwaarden voldoen. We hebben de belangrijkste voorwaarden voor je op een rij gezet:

• Het loon mag na de uitruil niet lager zijn dan het wettelijk minimumloon;
• De uitruil mag alleen over het loon, de bovenwettelijke vakantiedagen en toeslagen (overwerk/onregelmatigheid). Niet over wettelijke vakantiedagen en feestdagen;
• De uitruil van het loon, de bovenwettelijke vakantiedagen en toeslagen (overwerk/onregelmatigheid), mogen niet meer zijn dan 30% van het feitelijk loon;
• De vrije/onbelaste vergoeding is beperkt tot daadwerkelijke ET-kosten;
• Over het uitgeruilde deel van het loon bouwen medewerkers wél reserveringen op voor vakantietoeslag, vakantiedagen, feestdagen en kort verzuim;
• Buitenlandse flexwerkers bouwen ook pensioen op over het uitgeruilde deel van het loon;
• Het uitgeruilde loon heeft geen invloed op de grondslag van het overwerkloon en de toeslag voor onregelmatige werktijden;
• Het uitgeruilde loon en de waarde van de bovenwettelijke vakantiedagen worden vanaf 2025 volledig vergoed: de vergoeding is gelijk aan 100% van het daadwerkelijke bedrag aan ET-kosten. Oftewel: het loon en de bovenwettelijke vakantiedagen die worden uitgeruild, zijn volledig gelijk aan het werkelijke ET-bedrag.

ET-regeling valkuilen

De ET-regeling is een complexe regeling. We zien dat uitzendbureaus en payrollers pijnlijk uitglijden op het ‘ET ijs’. Flexpedia helpt ondernemers verder om de belangrijkste ET-regeling valkuilen te benoemen én te omzeilen.

• Medewerkers met alleen een Nederlands woonadres
  
  Een veel voorkomend fout: medewerkers met niet-Nederlandse afkomst maar ‘vast’ wonen in Nederland aanmelden voor de ET-regeling. Worden medewerkers aangemeld zonder buitenlands woonadres? Dan gaat het ET-feestje niet door.

• Inhoudingen niet specificeren
  
  Een van de veel vergeten ET-regeling valkuilen: je dient exact aan te geven op de loonstrook van de medewerker wat de inhouding is, bijvoorbeeld de inhouding van huisvestingskosten. Als de ET-uitruil niet wordt gespecificeerd dan is dat niet fiscaal toelaatbaar. En dus niet volgens de voorwaarden.

• Onjuiste administratie – Uitruilen over het juiste component
  
  Het gaat erom dat je correct uitruilt over het component. De componenten zijn reiskosten, dubbele huisvestingskosten en de kosten van levensonderhoud. Stel, als een medewerker van maandag t/m zaterdag werkt met een hoog bruto uurloon, is het logisch dat er sprake is van een hoog uit te ruilen bedrag. Maar als het wordt ingehouden en uitgeruild als reiskostenvergoeding en de medewerker slechts één dag heeft om 2000 km. te rijden naar zijn thuisland en vervolgens maandag weer op de zaak te zijn, dan klopt er iets niet. Dat is dus niet fiscaal toelaatbaar.

Voordelen ET Regeling

• De medewerker houdt netto meer geld over: hij hoeft geen inkomstenbelasting te betalen over het uitgeruilde loon.
• Omdat er wordt uitgeruild op het brutoloon, zijn de werkgeverslasten in verhouding lager. Een extra kostenbesparing dus.
• De opbouw van reserveringen (vakantiegeld en vakantiedagen) vindt plaats over het volledige brutoloon, inclusief het uitgeruilde deel. De medewerker bouwt hierdoor gewoon rechten op over het uitgeruilde bedrag.
• Ook pensioenopbouw vindt plaats over het uitgeruilde deel.