3. Beter toegankelijk

Een papieren administratie bestaat vaak uit een lange rij mappen die veel ruimte inneemt. Vergelijk dat eens met een digitale administratie die vanaf vrijwel elk apparaat met een internetverbinding te raadplegen en bewerken is. Zo heb je je administratie altijd op zak en kun je er met meerdere mensen tegelijk in werken. Doordat de administratie in de cloud staat, loop je bovendien niet het risico op schade door brand of water.

4. Meer overzicht

Een digitale administratie biedt direct overzicht in je (financiële) resultaten. Je ziet in één oogopslag wat er binnenkomt en wat er uitgaat. Hierdoor kun je makkelijker bijsturen als het niet helemaal goed gaat. Dit bespaart tijd (je eigen tijd en die van je boekhouder) en dus geld.

5. Sneller betalen en betaald worden

Met een digitale administratie kun je sneller betalen en worden uitbetaald. Doordat betalingstermijnen in je administratie worden opgeslagen, mis je geen betaling meer. Het versturen van facturen en herinneringen gaat sneller en kan deels geautomatiseerd worden. Zo word je sneller uitbetaald en houd je je cashflow op orde.

6. Beter voor het milieu

Een gedigitaliseerde administratie scheelt een berg papier. Zeker op de langere termijn. Dit is beter voor het milieu, en scheelt ook een hoop geld. Het straalt bovendien af op je bedrijf dat je geen papier meer gebruikt en duurzaam bezig bent.

Administratie digitaliseren voor uitzendbureaus

Uitzendbureaus kunnen nog meer winnen met het digitaliseren van hun administratie dan de meeste andere bedrijven. Dit komt doordat uitzendbureaus nou eenmaal veel tijd kwijt zijn aan administratie. Denk aan het registreren van nieuwe werknemers, het laten ondertekenen van contracten, het bijhouden van gewerkte uren, en de verloning van werknemers. Als je al deze processen efficiënter inricht, houd je als uitzendbureau of recruiter meer tijd over voor je core business: het matchen van kandidaten en opdrachtgevers.

Hoe pak je het digitaliseren van je administratie aan?

Het implementeren van specifieke backoffice software voor uitzendbureaus is een grote stap op weg naar een compleet digitale administratie en dus een efficiëntere workflow. Met de juiste backoffice software zoals Flexpedia die biedt, zijn papieren werkbriefjes verleden tijd en kunnen alle uren online worden geregistreerd. Ook contracten kunnen eenvoudig online worden ondertekend en verstuurd. De verloning en facturatie verloopt eveneens via het backoffice systeem. Daarnaast heeft de backoffice oplossing van Flexpedia HRM en CRM functies en kunnen werknemers eenvoudig in het systeem worden geregistreerd. Interesse vraag dan een demo aan!

Waar moet je nog meer aan denken?

Als je overstapt op een digitale manier van werken, is het verstandig ook je archief te digitaliseren. Hiervoor moet je je archief scannen en in een logische mappenstructuur opslaan, die ook nog eens aan de laatste wetgeving voldoet. Verder is het handig als je backoffice gekoppeld kan worden aan de software van je boekhouder, zodat je accountant snel inzicht heeft in je gegevens. Vraag ten slotte ook aan partners of je facturen digitaal kunt ontvangen, zodat je deze niet nog zelf hoeft te digitaliseren.